Как переписываться в рабочих чатах, CRM-системе и сервисах для совместной работы: разбираем тонкости общения с коллегами

Куда и как писать комментарии в нерабочее время

Считается, что здоровая практика деловой коммуникации — общение только в рабочее время. Так сотрудники меньше выгорают, лучше распределяют нагрузку по задачам в течение дня и не берут работу домой, в спортзал и тем более в отпуск. Но что делать, если по задаче прилетело срочное обновление, а на часах уже далеко не восемь вечера?

Во-первых, учитывай, как организована деятельность в компании. Если в основном сотрудники работают удаленно, находятся в разных часовых поясах, а график работы не определен строгими рамками, комментарии можно оставлять в любое время. Ответственный за задачу увидит их, когда приступит к работе.

Если время работы фиксировано, например, с 10 до 18 по Москве или сотрудники работают в одном офисе, уместность зависит от канала коммуникации.

• Чат позволяет отправить отложенное сообщение — настрой отправку ко времени. Твои коллеги получат информацию утром, а задача не потеряется.
• Сотрудники общаются в отдельном приложении, например, в CRM-системе — оставляй комментарии в любое время. Не беспокойся, что сообщение их потревожит, — обычно сотрудники не включают уведомления на телефоне или заглушают их после рабочего дня.

Отправляя сообщение в чат до начала рабочего дня или вечером, не жди мгновенного ответа. И, в свою очередь, если комментарий оставили для тебя и вопрос не очень срочный, можешь не отвечать в ту же минуту. В отличие от личной переписки, где собеседник обычно ожидает быструю реакцию, в деловом общении нормально оставаться на связи только в рабочее время.

Почему можно не здороваться в чатах и когда уместно переходить на «ты»

Кажется, что не здороваться с коллегами каждое утро — грубо. В личном общении это действительно будет невежливо, а вот в рабочих чатах писать «привет» каждый день не обязательно, особенно если работа над задачей идет уже какое-то время. В ленте обсуждения проекта не должно быть ничего лишнего. Если хочется пожелать коллегам доброго утра, лучше сделать это в личных сообщениях или чатах для неформальной переписки.

А вот выбор тона общения на работе — уже вопрос не вежливости, а корпоративной культуры. Определиться с местоимением сразу — «ты» или «вы» — может быть трудно, особенно в новом коллективе, даже если сотрудники, на первый взгляд, общаются между собой неформально.

По умолчанию в любой деловой переписке нужно обращаться к собеседнику на «вы» — это считается правилом хорошего тона. Чтобы не показаться фамильярной или грубой, уточни у HR-специалиста или коллег, как общаются между собой сотрудники. А если это твой бизнес, реши для себя, какую атмосферу ты хочешь поддерживать внутри коллектива.

Как вносить правки и можно ли шутить в рабочих чатах

Независимо от цели сообщения, правка, уточнение по задаче или другой вопрос — будь дружелюбна и нейтральна. Особенно это касается чатов для конкретных проектов: в таких диалогах стоит избегать сообщений не по теме или картинок, даже если они кажутся тебе очень подходящими к ситуации. Оставь их для личных сообщений или чатов для неформального общения в коллективе.

В первую очередь сообщения стоит формулировать конкретно и понятно — всем сотрудникам должно быть удобно искать информацию в чате, независимо от того, на каком этапе они присоединились к задаче. Если нужно внести правки, убедись, что они сформулированы объективно и без оценочного суждения.

Например, правка в формате «мне не нравится, переделай» — неудачная, поскольку из нее непонятно, что конкретно тебя не устраивает в качестве исполнения. Добавь конкретики: «Посмотрела задачу, оставила для тебя комментарии в самом проекте, а если что-то непонятно, пиши, я объясню». Это повышает эффективность работы и помогает сохранить доброжелательную атмосферу в коллективе.

Как быть с опечатками, пропущенными запятыми или другими ошибками в рабочих сообщениях

«Правила пунктуации тогда тоже все соблюдать? Это же чат, а не диктант» — за описку или пропущенную запятую увольнять с позором никого не будут, но тут тоже действует правило «понятность и конкретность». Если из-за твоей опечатки или невнимательности задачу сделают неправильно, это будет твоей зоной ответственности.

Для удобства все свои сообщения можно проверять по формуле: «Было бы мне понятно, если бы такой комментарий прислали мне?». Половина ответственности за понимание текста лежит на том, кто его прислал. Если тебе непонятно, обязательно задавай вопросы. И не сердись, если вопросы задают тебе в ответ на, казалось бы, очевидные вещи. Важно, чтобы все сотрудники понимали то, что им делать, как и зачем.

Всю важную информацию лучше фиксировать именно текстом. Даже если вы с коллегами проводили созвон или обсуждали проект войсами, зафиксируй итоги отдельным комментарием в чате. Это сэкономит вам время при дальнейшей работе, важная информация не потеряется, а сообщение позволит проконтролировать, все ли было понято правильно.

В каких случаях обязательно фиксировать работу в чате и насколько подробно

Размер сообщений зависит от того, чем вы с коллегами чаще пользуетесь: телефоном или компьютером. Если общение в основном идет с компьютера, то можно писать больше и информативнее, чтобы не отвлекать получателя оповещениями. А если вы чаще общаетесь с телефона, например, в мессенджере или приложении CRM-системы, такой как Мегаплан, можно писать короче по формуле «одно сообщение — одна мысль». Так ты увеличишь вероятность, что вся информация поместится целиком на небольшом дисплее, ее быстро прочтут и не пропустят ничего важного.

А как понять, что действительно важно? Задай себе два вопроса.

1) Можно ли решить эту задачу за полчаса?
2) Понадобится ли мне информация в этом сообщении позже?

Если задача быстрая и единоразовая, реши вопрос устно, чтобы не разводить бюрократию. Если информация сложная и понадобится тебе в дальнейшем, зафиксируй мысль в чате, даже если проблема решилась на созвоне, планерке или в личном диалоге с коллегой.

Чтобы вся история сообщений точно сохранилась, выбирай надежные каналы деловой коммуникации. Например, в CRM-системе Мегаплан вся переписка сохраняется навсегда — ты сможешь отследить, как шла работа над проектом, где возникали трудности или как менялся подход к задаче со временем.

Правила деловой коммуникации могут отличаться в зависимости от компании, но общие принципы вежливости, конкретности и понятности общения должны сохраняться. Неважно, общаешься ты с коллегами на «ты» или «вы», находится ли вся команда в одном часовом поясе и в каком приложении вы чатитесь — убедись, что твое сообщение правильно поняли. От этого зависит качество выполнения задачи и успех бизнеса в целом.