5 способов успеть сделать за день больше

Гуру тайм-менеджмента годами бьются над техниками и технологиями, которые сделали бы нашу жизнь проще и позволили бы успевать за день выполнить всё, что хотелось предыдущим вечером. Все методики опробованы на практике и крайне эффективны. Мы не обещаем, что вы действительно успеете с ними всё-всё-всё (особенно если список ваших дел на сутки занимает общую тетрадь, исписанную мелким почерком), но результат будет замечен даже ярыми скептиками. Применяйте любые способы так, как вам удобно, и смотрите, как растет ваша продуктивность.

1. Метод полутора часов

Нейрофизиолог Натаниэль Клейтман изучал умственную активность человека на протяжении большей части своей жизни. Он исследовал множество добровольцев и пришел к выводу, что человек работает не равномерно, как робот (впрочем, для такого вывода необязательно быть нейрофизиологом), а «скачками». На протяжении одного довольно длинного скачка человек сохраняет работоспособность и продуктивность, а затем ему нужно сделать перерыв или отвлечься на что-то попроще, иначе активность будет снижаться и снижаться.

Клейтман также опытным путем установил, что у всех взрослых людей активный период составляет примерно одинаковое время — полтора часа плюс-минус пятнадцать минут.

Таким образом, наиболее эффективно планировать дела нужно именно по этому графику. Сосредоточенная работа — 90 минут. Затем небольшой отдых. На отдых всем требуется разное время, да и многое зависит от того, как именно вы отвлеклись. Если вы выпили кружку чая и поболтали с коллегами, то это одно, а прогулка по улице и смена впечатлений — совершенно другое. Как ни странно, активный отдых позволяет быстрее вернуться к новому «скачку продуктивности». Имейте это в виду. Распишите свой день так, чтобы каждые полтора часа делать перерыв — на обед, медитацию, прогулку, мини-занятие спортом или любимое хобби. Даже чтение книжки на протяжении 15-20 минут поможет вам вернуться в бой за продуктивность с новыми силами.

2. Метод большой тройки

«Большая тройка» в данном случае — это не редеющая красным отметка в дневнике, которая расшифровывается всего лишь как «удовлетворительно», а способ концентрирования на основных задачах. Для его выполнения нужно подготовиться заранее — лучше с вечера.

Скрепя сердце, выделите из всех задач 3 самые крупные, которые вам нужно выполнить завтра кровь из носу. Это не может быть какая-то рутинная или простая задача, например, забрать ребенка из детского сада, хотя важность у нее, само собой, тоже зашкаливающая. Имеются в виду именно сложные и многоступенчатые дела по работе или дому, на которые вам сложнее всего решиться и которые вы рискуете отложить еще на пару деньков только потому, что уж очень монументально они выглядят. Годовой отчет, уборка на балконе, где вещи не разбирались уже лет десять, или знакомство с родителями своего молодого человека отлично подойдут.

Киньте все свои силы на решение этих трех задач. Если у вас будет свободная минута — решайте эти задачи. Если можно перенести какое-то другое дело — решайте в освободившееся время эти задачи. Если не осталось сил и кажется, что сегодня вы с ними не справитесь, — то всё равно решайте именно эти задачи. Их всего три, и как только вы их выполните, можно будет расслабиться и вздохнуть спокойно.

3. Метод на основе эффекта Зейгарник

Эффект Зейгарник был описан в СССР патопсихологом Блюмой Зейгарник. Вкратце его действие сводится к тому, что если вы выполните хотя бы небольшой кусочек от большой и сложной задачи, то она останется у вас на подкорке и будет постоянно напоминать о себе. Причем это не болезненное напоминание (разве что завтра дедлайн, а вы еще к ней не приступали), а особое свойство мозга концентрироваться на какой-то задаче без нашего на то повеления. Иными словами, если вы «надкусите» сложное дело хотя бы немного, то дальше работать с ним станет в разы проще.

Значит, чтобы сделать большую многоступенчатую задачу, нужно сделать первый шаг, даже если он хронологически совсем не первый. Проанализируйте полностью всю задачу, которая стоит перед вами, и разделите ее на множество маленьких шагов-ступенечек, которые нужно выполнить. Среди них обязательно найдутся варианты, которые не требуют большого вложения сил, времени и мотивации. Например, если вам нужно организовать банкет на 100 человек, то начните с выбора скатертей и цветов на стол.

Как только у вас будет сделан такой небольшой шаг, подсознание захочет вернуться к уже начатому делу, даже если этот шаг был далеко от его сути. А список с микроступеньками, который вы подготовили, будет вам подспорьем. Когда задача к тому же еще и пошагово визуализирована — выполнять ее намного легче, так как она не кажется абстрактной.

4. Метод четверти для мелочей

Огромное количество нашего продуктивного времени съедают рутинные и мелкие дела, которые делать надо, но они при этом могут затянуть нас надолго. Например, проверить рабочую почту, посмотреть информацию о какой-то теме в интернете, зайти в социальную сеть для связи с нужным человеком…

Проанализируйте сами свой рабочий день и подумайте, какие мелочи отнимают у вас львиную долю времени. В этом вам может помочь хронометраж.

Выпишите все «мелкие» дела на отдельную бумажку и установите себе строгое правило. 45 минут от каждого часа вы работаете над крупными проектами, основной работой и важными делами. Остальные 15 минут, то есть четверть, посвящаете разгребанию такой мелочи. И как только таймер пробьет 15 минут — завершите читать или писать последнюю строчку и возвращайтесь к основной работе. Никаких поблажек, через 45 минут вы начнете с того места, где закончили.

Этот метод хорошо состыкуется с методом полутора рабочих часов, так как всё время жестко нормировано. Тогда график будет выглядеть так: 45 минут работы, 15 минут мелочей, 30 минут работы, 10-15 минут отдыха, 15 минут работы, 15 минут мелочей, 45 минут работы, 15 минут мелочей, 10-15 минут отдыха. Затем повторить.

5. Метод вычеркивания

Этот метод хорош для тех, кто прокрастинирует из-за собственного желания стать перфекционистом и сделать всё идеально. Чтобы воплотить его в жизнь, вам придется попотеть. Поначалу вам нужно написать все многочисленные дела, которые вы собираетесь сделать за день. Даже самые банальные и набившие оскомину. Даже те, которые вы делаете на автомате.

Затем железной рукой пройдитесь по списку и вычеркните все дела, на которых вам завтра не надо будет концентрироваться. Пусть их по-прежнему можно будет прочитать (поэтому лучше пользуйтесь по старинке бумагой и ручкой, а не приложением, откуда они исчезают насовсем или переплывают в другую папку).

Потом соберите все силы в кулак — и вычеркните еще дел.

С некоторыми можно подождать, другие просто не требуют чрезвычайной степени важности и большого количества сил.

Так как у вас уже много вычеркнутых пунктов (пусть и очевидных), то вычеркивать дальше будет гораздо проще. Оставьте пунктов как можно меньше. Если хотите, то совместите с методом «большой тройки», хотя на самом деле важных дел может быть и чуть больше.

Проделывайте этот фокус несколько раз подряд. Как только привыкнете — уже не нужно будет писать весь утомительный список рутин, так как рука и мозг научатся быстрее распознавать менее важные дела. В таком случае список будет гораздо короче. И не думайте, что вычеркнутые дела — это те, которые вы вообще выполнять не собираетесь. Скорее всего, вы их тоже сделаете, вот ведь они перед вами на бумажке, пусть и зачеркнутые. Только испытывать угрызения совести по поводу невыполненных заданий уже не будете, а значит, на следующий день у вас будет уже больше сил и мотивации для новых свершений. Вы сможете меньше суетиться и спешить, глубже расслабиться, а это едва ли не магическим способом позволяет вам выполнить больше дел, чем когда вы чувствуете тяжелое давление необходимости и жестких рамок.