Гуру тайм-менеджмента годами бьются над техниками и технологиями, которые сделали бы нашу жизнь проще и позволили бы успевать за день выполнить всё, что хотелось предыдущим вечером. Все методики опробованы на практике и крайне эффективны. Мы не обещаем, что вы действительно успеете с ними всё-всё-всё (особенно если список ваших дел на сутки занимает общую тетрадь, исписанную мелким почерком), но результат будет замечен даже ярыми скептиками. Применяйте любые способы так, как вам удобно, и смотрите, как растет ваша продуктивность.
1. Метод полутора часов
Нейрофизиолог Натаниэль Клейтман изучал умственную активность человека на протяжении большей части своей жизни. Он исследовал множество добровольцев и пришел к выводу, что человек работает не равномерно, как робот (впрочем, для такого вывода необязательно быть нейрофизиологом), а «скачками». На протяжении одного довольно длинного скачка человек сохраняет работоспособность и продуктивность, а затем ему нужно сделать перерыв или отвлечься на что-то попроще, иначе активность будет снижаться и снижаться.
Клейтман также опытным путем установил, что у всех взрослых людей активный период составляет примерно одинаковое время — полтора часа плюс-минус пятнадцать минут.
Таким образом, наиболее эффективно планировать дела нужно именно по этому графику. Сосредоточенная работа — 90 минут. Затем небольшой отдых. На отдых всем требуется разное время, да и многое зависит от того, как именно вы отвлеклись. Если вы выпили кружку чая и поболтали с коллегами, то это одно, а прогулка по улице и смена впечатлений — совершенно другое. Как ни странно, активный отдых позволяет быстрее вернуться к новому «скачку продуктивности». Имейте это в виду. Распишите свой день так, чтобы каждые полтора часа делать перерыв — на обед, медитацию, прогулку, мини-занятие спортом или любимое хобби. Даже чтение книжки на протяжении 15-20 минут поможет вам вернуться в бой за продуктивность с новыми силами.
2. Метод большой тройки
«Большая тройка» в данном случае — это не редеющая красным отметка в дневнике, которая расшифровывается всего лишь как «удовлетворительно», а способ концентрирования на основных задачах. Для его выполнения нужно подготовиться заранее — лучше с вечера.
Скрепя сердце, выделите из всех задач 3 самые крупные, которые вам нужно выполнить завтра кровь из носу. Это не может быть какая-то рутинная или простая задача, например, забрать ребенка из детского сада, хотя важность у нее, само собой, тоже зашкаливающая. Имеются в виду именно сложные и многоступенчатые дела по работе или дому, на которые вам сложнее всего решиться и которые вы рискуете отложить еще на пару деньков только потому, что уж очень монументально они выглядят. Годовой отчет, уборка на балконе, где вещи не разбирались уже лет десять, или знакомство с родителями своего молодого человека отлично подойдут.
Киньте все свои силы на решение этих трех задач. Если у вас будет свободная минута — решайте эти задачи. Если можно перенести какое-то другое дело — решайте в освободившееся время эти задачи. Если не осталось сил и кажется, что сегодня вы с ними не справитесь, — то всё равно решайте именно эти задачи. Их всего три, и как только вы их выполните, можно будет расслабиться и вздохнуть спокойно.
В первые несколько дней, возможно, вы действительно что-то не успеете, так как грандиозных задач может накопиться много. Старайтесь не использовать это как предлог перенести работу над большой тройкой на следующий день. Один день — три дела. Уже через пару дней вы обнаружите, что ваша большая тройка сильно измельчала. Крупное дело останется только одно, а остальные два будут дела средненькие, с которыми вы быстро справитесь. Когда появится новая сложная задача, то ее тоже можно будет выполнять «в одиночестве» среди дел попроще.В эту методику трудно втянуться поначалу, так как требуется сильная мотивация на первые тяжелые дни. Однако как раз поначалу на пути к изменениям мы и мотивированы сильнее всего. Используйте это себе на благо.
3. Метод на основе эффекта Зейгарник
Эффект Зейгарник был описан в СССР патопсихологом Блюмой Зейгарник. Вкратце его действие сводится к тому, что если вы выполните хотя бы небольшой кусочек от большой и сложной задачи, то она останется у вас на подкорке и будет постоянно напоминать о себе. Причем это не болезненное напоминание (разве что завтра дедлайн, а вы еще к ней не приступали), а особое свойство мозга концентрироваться на какой-то задаче без нашего на то повеления. Иными словами, если вы «надкусите» сложное дело хотя бы немного, то дальше работать с ним станет в разы проще.
Значит, чтобы сделать большую многоступенчатую задачу, нужно сделать первый шаг, даже если он хронологически совсем не первый. Проанализируйте полностью всю задачу, которая стоит перед вами, и разделите ее на множество маленьких шагов-ступенечек, которые нужно выполнить. Среди них обязательно найдутся варианты, которые не требуют большого вложения сил, времени и мотивации. Например, если вам нужно организовать банкет на 100 человек, то начните с выбора скатертей и цветов на стол.
Как только у вас будет сделан такой небольшой шаг, подсознание захочет вернуться к уже начатому делу, даже если этот шаг был далеко от его сути. А список с микроступеньками, который вы подготовили, будет вам подспорьем. Когда задача к тому же еще и пошагово визуализирована — выполнять ее намного легче, так как она не кажется абстрактной.
4. Метод четверти для мелочей
Огромное количество нашего продуктивного времени съедают рутинные и мелкие дела, которые делать надо, но они при этом могут затянуть нас надолго. Например, проверить рабочую почту, посмотреть информацию о какой-то теме в интернете, зайти в социальную сеть для связи с нужным человеком…
Проанализируйте сами свой рабочий день и подумайте, какие мелочи отнимают у вас львиную долю времени. В этом вам может помочь хронометраж.
Выпишите все «мелкие» дела на отдельную бумажку и установите себе строгое правило. 45 минут от каждого часа вы работаете над крупными проектами, основной работой и важными делами. Остальные 15 минут, то есть четверть, посвящаете разгребанию такой мелочи. И как только таймер пробьет 15 минут — завершите читать или писать последнюю строчку и возвращайтесь к основной работе. Никаких поблажек, через 45 минут вы начнете с того места, где закончили.
Этот метод хорошо состыкуется с методом полутора рабочих часов, так как всё время жестко нормировано. Тогда график будет выглядеть так: 45 минут работы, 15 минут мелочей, 30 минут работы, 10-15 минут отдыха, 15 минут работы, 15 минут мелочей, 45 минут работы, 15 минут мелочей, 10-15 минут отдыха. Затем повторить.
5. Метод вычеркивания
Этот метод хорош для тех, кто прокрастинирует из-за собственного желания стать перфекционистом и сделать всё идеально. Чтобы воплотить его в жизнь, вам придется попотеть. Поначалу вам нужно написать все многочисленные дела, которые вы собираетесь сделать за день. Даже самые банальные и набившие оскомину. Даже те, которые вы делаете на автомате.
Затем железной рукой пройдитесь по списку и вычеркните все дела, на которых вам завтра не надо будет концентрироваться. Пусть их по-прежнему можно будет прочитать (поэтому лучше пользуйтесь по старинке бумагой и ручкой, а не приложением, откуда они исчезают насовсем или переплывают в другую папку).
Потом соберите все силы в кулак — и вычеркните еще дел.
Положа руку на сердце — далеко не все дела, которые кажутся срочными, нужно выполнять именно как первостепенные.
С некоторыми можно подождать, другие просто не требуют чрезвычайной степени важности и большого количества сил.
Так как у вас уже много вычеркнутых пунктов (пусть и очевидных), то вычеркивать дальше будет гораздо проще. Оставьте пунктов как можно меньше. Если хотите, то совместите с методом «большой тройки», хотя на самом деле важных дел может быть и чуть больше.
Проделывайте этот фокус несколько раз подряд. Как только привыкнете — уже не нужно будет писать весь утомительный список рутин, так как рука и мозг научатся быстрее распознавать менее важные дела. В таком случае список будет гораздо короче. И не думайте, что вычеркнутые дела — это те, которые вы вообще выполнять не собираетесь. Скорее всего, вы их тоже сделаете, вот ведь они перед вами на бумажке, пусть и зачеркнутые. Только испытывать угрызения совести по поводу невыполненных заданий уже не будете, а значит, на следующий день у вас будет уже больше сил и мотивации для новых свершений. Вы сможете меньше суетиться и спешить, глубже расслабиться, а это едва ли не магическим способом позволяет вам выполнить больше дел, чем когда вы чувствуете тяжелое давление необходимости и жестких рамок.