1. Не взваливай на себя все обязанности
В лучшем случае не останется ресурса непосредственно на встречу, в худшем — попросту ничего не успеешь. Грамотный управленец умеет делегировать обязанности помощнику: в международной дипломатии даже есть термин «шерп» — это персона, которая является представителем страны на саммите «Большой семерки», «Большой двадцатки» или «БРИКС».
Не знаешь, что требует твоего непосредственного участия, а какие дела следует передать — используй матрицу Эйзенхауэра. Расчерти лист на четыре части: в первую ты внесешь срочные и важные дела, которые требуют внимания здесь и сейчас, например, летучка с подчиненными. Во вторую — важные, но несрочные: подготовка речи, поход в салон красоты. В третью — срочные и неважные: отправка приглашений, забор костюма из химчистки — их как раз можно делегировать. Четвертая колонка, куда входят неактуальные дела, не приносящие пользу, напоминает, от чего стоит на время отказаться, чтобы не потерять в продуктивности.
2. Заранее выбери тему мероприятия и составь речь
Недостаточно просто объявить съезд единомышленниц — обязательно продумай, о чем будет вестись речь на встрече, какие вопросы необходимо решить. После официальной части, если есть желание, ты можешь предложить интересной персоне выпить по чашке кофе и обсудить то, что считаешь нужным. Так, 28-й президент США Томас Вудро Вильсон скрупулезно готовил даже короткий доклад.
Если речь будет идти десять минут, я буду готовиться к ней неделю. Если пятнадцать — то три дня. Если полчаса — два дня. Если час — то я готов поделиться мыслью хоть сейчас.
— сказал он однажды.
Чем меньше времени тебе выделили, тем дольше нужно думать над тем, как завлечь собеседника и заставить его прислушаться к твоим словам, помни об этом. Именно поэтому так важно сразу определиться, что на повестке, чтобы разработать стратегию переговоров и гарантированно прийти с приглашенными к взвешенному решению.
3. Не опаздывай
Бывают дни, когда несвоевременный приход простителен: случилась авария, приостановившая движение, либо испортились погодные условия —тут другие посетители готовы быть снисходительными. Неоправданные же опоздания — моветон, заставляющий гостей думать, что ты их обесцениваешь. Этим, кстати, славится нынешний президент России Владимир Путин: в 2013 году BBC даже посвятили статью самым крупным случаям, когда руководитель опаздывал. Он почти час заставил мерзнуть на улице папу римского Франциска с его свитой, позже снова приходил не вовремя на встречи с понтификом — в 2015 и 2019 годах. Путин даже умудрился задержать переговоры с Елизаветой II, придя через 13 минут после назначенного времени.
Пунктуальности можно поучиться у другого российского президента — Бориса Ельцина. Критики и историки сходятся в том, что ее ему было не занимать.
Мы — редактор Лариса Усова, режиссер Иван Щеголев, все участники группы — волновались перед первой встречей. Мы прекрасно понимали, что едем записывать вовсе не рядовое интервью…. Съемки начинались в 10 утра. Нас предупредили: Борис Николаевич никогда не опаздывает.
— вспоминал журналист Андрей Максимов.
Приходя вовремя, ты дашь собеседникам понять, что ценишь их время и даешь себе отчет: они тоже занятые люди.
4. Подумай, как будешь добираться к месту назначения
Этот пункт логично исходит от предыдущего, про опоздания. В случае, если все приглашенные не разделены большими расстояниями, удостоверьтесь, что личный транспорт работает исправно, в противном случае таксипортируйтесь к месту назначения.
Если ты организовываешь деловую встречу с теми, кто живет в другом городе или даже за рубежом, подумай об аренде средства передвижения: оставаясь в самолете, который используется как общественный транспорт, они подвергают себя риску заражения COVID-19. В своевременно очищаемом транспорте, на борту которого находится ограниченное число человек, такой проблемы не возникнет.
Главное то, что специалисты компании ориентированы не только на качество, но и на скорость: за 20 минут они согласуют с тобой все детали, тщательно подберут обслуживающий персонал, составят меню, отвечающее требованиям пассажиров. Во внимание при планировании полета примут то, какого цвета должен быть салон, что за музыку нужно загрузить в плейлист, даже обеспечат тебя и гостей встречи интернетом и спутниковой связью.
5. Позаботься об образе
Может, провожают по уму, однако именно твой образ сыграет роль в создании первого впечатления. Экс-первая леди Мишель Обама замечает, что протоколы регламентируют внешний вид не только президента, но и его семьи, помощников, и поначалу она даже не догадывалась, что многого не знала о требованиях к дресс-коду. Оценивается все: манеры, язык тела, привычка держать себя в пространстве. Той же Обаме доставалось за ее сдержанную улыбку с закрытым ртом и неуклюжие позы. Не влезала в навязанные рамки и Хиллари Клинтон — ее брючные костюмы нередко считали неуместными, ведь женщина, как считают специалисты по этикету, должны оставаться нежными.
Хотя сейчас ты вправе выбирать тот образ, который считаешь нужным, помни, что твоя задача на деловой встрече — привлечь инвесторов, найти общий язык с конкурентами или объединиться с единомышленниками, а не эпатировать, так что не забывай о классическом стиле в одежде.
6. Никогда не забывай о дисциплине
Пока утвердишь список приглашенных, подберешь транспорт и локацию для мероприятия, наверняка захочется послать все куда подальше и пару дней не выходить на связь: в такие мгновения важно помнить, что порой все же есть дела, которые при организации деловой встречи никто, кроме тебя, не сделает.
Например, экс-президент Америки Барак Обама мог оставаться до поздней ночи, просматривая документы: так он знал, чего ожидать от утреннего совещания или что следует осветить на ближайшей рабочей встрече. Он мог отправиться спать, чтобы утром наспех пролистать бумаги, однако президент помнил, что на нем лежит большая ответственность, и уделял много времени рабочим задачам. Естественно, что руководители перерабатывают не на постоянной основе, а лишь тогда, когда это действительно оправдано. Однако они точно не позволяли себе прокрастинировать вместо того, чтобы справиться с делом, не требующим отлагательств.