1. Учись делегировать
Очень важно завести Google Календарь. Я даю доступ всем вокруг — моей подруге, моему менеджеру, своей сестре, для того, чтобы они знали, где я и что делаю. Это помогает планировать все: начиная от времени для коллективного создания книги до записи к парикмахеру. Я также использую приложение Notes, чтобы сохранить список мелких задач. Долгое время я работала над книгой о деньгах, полной разных исследований, и мне требовалось сохранять интервью, найденную статистику и разные документы. Я наняла помощника для этой книги, и она проделала потрясающую работу по организации всей этой информации. Делегировать очень полезно, ведь взваливать все на себя — вовсе не благородность. Если ты можешь получить помощь от людей, которым ты платишь, либо от хороших друзей — тебе нужно это делать.
— Габи Данн, соавтор книг «Я ненавижу всех, кроме тебя» и «Только между нами»
2. Заведи функциональный планировщик
Я генеральный директор и креативный управляющий наших брендов — Blogilates, POPFLEX, and POP Pilates. Мой день может включать в себя все что угодно, включая создание тренировок, съемок, редактирования, создания стратегии, встречи, созвоны и, конечно же, все, что касается социальных сетей.
Когда дело доходит до того, чтобы оставаться организованной, я стараюсь записывать все. Я человек, который ценит визуальную составляющую, так что выбираю планировщики, которые не только функциональны, но и эстетически привлекательны. Я планирую свое питание, свое потребление воды, часы сна, собственные тренировки, а также список задач на день.
— Кэйси Хо, генеральный директор компаний по вопросам здорового образа жизни и тренировок
3. Найди инструменты, которые тебе нравятся, и заставь их работать на тебя
Оставаться организованной — важный компонент для моей производительности, а также мантры «Используй время с умом». Я консультирую, провожу встречи и собрания, работаю наставницей и прилагаю все усилия, чтобы жить успешной жизнью.
Я отвечаю на письма с клавиатуры, а не с телефона. Я получаю много сообщений, поэтому у меня есть пользовательские фильтры и настраиваемые уведомления. Также я использую дополнительные утилиты, чтобы справляться со спамом и запланированными письмами. На моем Android я использую приложение TypeApp, с помощью которых создаю шаблоны длинных фраз, вставляемые при сочетании нескольких клавиш. Автокоррекция лучше всего: экономия времени, меньше опечаток.
Я использую отдельные календари для различных аспектов жизни: Google Календарь, MeetUp, TripIt, так что у меня всегда есть представление о том, что происходит с моим временем.
Я также ставлю напоминания о важных событиях за час до них. Если что-то нужно делать с утра, я добавляю напоминание за 12 часов, чтобы не забыть хорошо выспаться. Раньше я думала, «сон для слабаков», но недавно все же пришла к мысли о том, что нужно высыпаться. Я использую калькулятор SleepyTime, который помогает просыпаться постепенно, а не резко, и использую его даже тогда, когда не могу позволить себе долго лежать. Если не хочешь ничего устанавливать, рекомендую хотя бы ознакомиться с веб-приложением Sleepyti.me
— Крис Ву, консультант
4. Нормируй рабочее время и придерживайся графика
Как я остаюсь организованной? Ответ прост: у меня огромный страх перед провалом. Мысль о том, что я пропущу дедлайн, настолько пугает, что я никогда не пропускаю его. Я так же большая сторонница выделения рабочего времени. Я работаю фрилансером, так что технически могу работать в любое время. Но такой распущенный график — самый простой способ не делать ничего и постоянно паниковать. Я заставляю себя писать примерно с 10 утра до 4 часов дня, в зависимости от рабочей нагрузки, и отслеживаю все встречи и съемки в бумажном планировщике. Сейчас я жонглирую сразу несколькими проектами: сценарий подкаста, фильм, короткометражка, пилотные серии телепроектов, канал на ютубе и еще один проект, о котором я пока не могу говорить. Я стараюсь не думать о всей той работе, которую я должна делать в ближайшие несколько месяцев. Вместо этого я просто работаю. Просыпаюсь, тренируюсь, работаю, обедаю, смотрю кино. Высыпаюсь. Да, это не гламурно и не кажется веселым, но гарантирует, что на меня никто не накричит.
— Эллисон Раскин, соавтор книг «Я ненавижу всех, кроме тебя» и «Только между нами»
5. Используй цветовые выделения
Я создаю и управляю графиком создания роликов для образовательного ютуб-канала, обрабатываю все предварительные данные, курирую пре-продакшен, пишу анонсы к каждому ролику, ищу места съемок и договариваюсь о сотрудничестве, а также распространяю наш контент на всех социальных платформах.
Мое основное приложение для организации — Google Календарь, потому что он прост в использовании и интегрирован во все устройства. Там я управляю всеми рабочими проектами и побочными личными задачами. Я использую цветовое кодирование для того, чтобы отразить приоритетность: синие и зеленые задачи могут подождать неделю, в то время как желтые, оранжевые и красные задачи должны быть выполнены немедленно.
Еще я отслеживаю время, потраченное в течение рабочего дня. Когда я только начинала свою работу, мне казалось, что я провожу слишком много времени на совещаниях, хотя могла бы использовать эти часы для того, чтобы писать сценарии программ. Я решила эту проблему следующим образом: никакое электронное письмо между коллегами не должно содержать больше двух-четырех предложений. Если же оно длиннее — стоит позвонить по телефону и пообщаться 15 минут. Если же человек не может уложиться в этот разговор, нужно планировать отдельное собрание.
— Эмили Грасли, куратор Field Museum
6. Не соглашайся на что-то новое, если в расписании уже нет места
Раньше я была одержима списками дел, и у меня было сразу несколько приложений To Do. Сейчас же, когда кто-то предлагает выполнить работу или спрашивает меня о встрече, я открываю календарь и ищу свободное место. Иногда мне приходится задавать уточняющие вопросы: ты хочешь, чтобы я поучаствовала в этом семинаре. Как часто он будет проводиться? Сколько раз в год? Есть примерные даты всех встреч? Если у человека нет всей информации, я часто отказываюсь от предложения, потому что не уверена, что смогу вместить его в свой календарь.
— Тиффани Дуфу, автор книги «Бросьте мяч»
7. Не бойся подкупить себя
Мой календарь наполнен делами, связанными с моей дочерью: даты игр, дни рождения, тренировки и многое другое. В такой ситуации оставаться организованной крайне важно. Я использую Google Календарь, к которому есть доступ у мужа и у коллег, чтобы они всегда знали, чем я занята. Мы также используем сервис Asana для назначения и определения приоритетности задач. Когда я прихожу в офис, первым делом — я пишу список дел, который мне нужно выполнить. Это помогает визуализировать день и почувствовать себя полезной. Кроме того, я подкупаю себя наградой за выполненные задачи и то, что осталась такой продуктивной — например, конфетами.
— Эмили Шуман, основатель компании Cupcakes and Cashmere