1. Записывай
Основной шаг, который нужно сделать, чтобы организовать свою работу — запланировать все важные моменты дня. Тебе следует понимать все детали, которые могут произойти за день — и это слишком сложно удержать в голове.
Ты можешь пытаться записывать дела на стикере или в заметках смартфона, но лучший способ удержать все под контролем — отмечать это в едином планировщике для всех проектов.
- приобрети удобный планировщик
- всегда бери его с собой, на работу, домой, на встречи с друзьями
- запиши все, что тебе необходимо сделать
- укажи конкретные сроки
2. Подготовь пространство
Организация проектов подразумевает не только то, что ты будешь делать, но и то, насколько ты к ним подготовишься. Подумай, что тебе может понадобится для задач на своей основной работе:
- материалы
- знания
- ресурсы
- пространство
- человеческие ресурсы в виде подчиненных сотрудников или коллег
Прежде, чем приступать к выполнению задач, убедись, что у тебя есть все необходимое, и не надейся на то, что недостающее появится в процессе. Без ключевых ресурсов ты не уложишься в нужные сроки, так что не пропускай этап подготовки.
3. Дели на части
Не все задачи можно структурировать и разделить на отдельные части, но для некоторых комплексных задач этот этап может быть самым важным. Убедись в том, что ты знаешь что делаешь:
- разбей проект на мелкие фазы
- оцени время, которое потребуется на выполнение
- раздели крупные фазы на еще более мелкие
Ты можешь использовать графики или майнд-карты, так что не ограничивай себя в том, как ты отражаешь информацию на бумаге.
4. Оценивай время
Для любой задачи необходимо понимание, сколько времени понадобится на его завершение. В случае с новыми заданиями это может быть особенно сложно, ведь ранее ты не их не выполняла, но, возможно, у тебя есть примерный опыт в смежной области.
- оцени, сколько времени тебе нужно для выполнения, основываясь на предыдущем опыте
- в случае необходимости обратись к коллегам, которые делали подобные задачи
- добавь немного времени про запас на случай экстренных ситуаций
- оставь один на неделе на незапланированные обстоятельства
Как только ты поймешь, сколько тебе нужно для завершения проекта, укажи это в планировщике и обязательно придерживайся этих сроков.
15. Оставь место для экстренной ситуации
Помни о том, что тебе нужно быть готовой к неожиданностям. Ты никогда не знаешь, что произойдет в день сдачи проекта. Ты можешь заболеть, подвернуть ногу, в офисе могут отключить свет, а ноутбук с презентацией может начать обновляться прямо во время собрания.
- подумай, кому ты можешь делегировать свой проект
- сохрани информацию в облачном сервисе, чтобы иметь к ней доступ
- не забывай про заботу о себе
- делай временные допуски в своем расписании на чрезвычайные ситуации
6. Убери все, что отвлекает
Кому-то может просто не хватать времени в сутках, а кто-то постоянно теряет концентрацию из-за регулярных переключений и мультитаскинга. Если ты относишься ко второй группе людей, выработай новые привычки в отношении работы.
- выключи уведомления на телефоне
- выключи интернет и Wi-Fi
- попроси своего партнера, друзей и близких не беспокоить тебя
- поешь, прежде чем начать работу
- подготовь здоровые перекусы
Чем более идеальные условия для концентрации ты создаешь, тем быстрее пойдет работа.
7. Приступай сейчас
Лучший совет, который позволит тебе успеть в сроки, — начни заниматься делами, сразу как они к тебе поступают. Тебе может казаться, что впереди еще недели и месяцы, но эта иллюзия значительно мешает твоей эффективности.
- оставь место для подготовки
- запланируй задачи
- наслаждайся свободным временем без чувства вины и тревожности
Начни дела прямо сейчас и ты поймешь, как приятно чувство, что все находится под контролем.
А как ты обычно справляешься с дедлайнами?