Как справляться с дедлайнами и не сходить с ума

Основной шаг, который нужно сделать, чтобы организовать свою работу — запланировать все важные моменты дня. Тебе следует понимать все детали, которые могут произойти за день — и это слишком сложно удержать в голове.

Ты можешь пытаться записывать дела на стикере или в заметках смартфона, но лучший способ удержать все под контролем — отмечать это в едином планировщике для всех проектов.

• приобрети удобный планировщик
• всегда бери его с собой, на работу, домой, на встречи с друзьями
• запиши все, что тебе необходимо сделать
• укажи конкретные сроки

Организация проектов подразумевает не только то, что ты будешь делать, но и то, насколько ты к ним подготовишься. Подумай, что тебе может понадобится для задач на своей основной работе:

• материалы
• знания
• ресурсы
• пространство
• человеческие ресурсы в виде подчиненных сотрудников или коллег

Прежде, чем приступать к выполнению задач, убедись, что у тебя есть все необходимое, и не надейся на то, что недостающее появится в процессе. Без ключевых ресурсов ты не уложишься в нужные сроки, так что не пропускай этап подготовки.

Не все задачи можно структурировать и разделить на отдельные части, но для некоторых комплексных задач этот этап может быть самым важным. Убедись в том, что ты знаешь что делаешь:

• разбей проект на мелкие фазы
• оцени время, которое потребуется на выполнение
• раздели крупные фазы на еще более мелкие

Ты можешь использовать графики или майнд-карты, так что не ограничивай себя в том, как ты отражаешь информацию на бумаге.

Для любой задачи необходимо понимание, сколько времени понадобится на его завершение. В случае с новыми заданиями это может быть особенно сложно, ведь ранее ты не их не выполняла, но, возможно, у тебя есть примерный опыт в смежной области.

• оцени, сколько времени тебе нужно для выполнения, основываясь на предыдущем опыте
• в случае необходимости обратись к коллегам, которые делали подобные задачи
• добавь немного времени про запас на случай экстренных ситуаций
• оставь один на неделе на незапланированные обстоятельства

Как только ты поймешь, сколько тебе нужно для завершения проекта, укажи это в планировщике и обязательно придерживайся этих сроков.

1Читать по теме:Как эффективно использовать неэффективное время

Помни о том, что тебе нужно быть готовой к неожиданностям. Ты никогда не знаешь, что произойдет в день сдачи проекта. Ты можешь заболеть, подвернуть ногу, в офисе могут отключить свет, а ноутбук с презентацией может начать обновляться прямо во время собрания.

• подумай, кому ты можешь делегировать свой проект
• сохрани информацию в облачном сервисе, чтобы иметь к ней доступ
• не забывай про заботу о себе
• делай временные допуски в своем расписании на чрезвычайные ситуации

Кому-то может просто не хватать времени в сутках, а кто-то постоянно теряет концентрацию из-за регулярных переключений и мультитаскинга. Если ты относишься ко второй группе людей, выработай новые привычки в отношении работы.

• выключи уведомления на телефоне
• выключи интернет и Wi-Fi
• попроси своего партнера, друзей и близких не беспокоить тебя
• поешь, прежде чем начать работу
• подготовь здоровые перекусы

Чем более идеальные условия для концентрации ты создаешь, тем быстрее пойдет работа.

Лучший совет, который позволит тебе успеть в сроки, — начни заниматься делами, сразу как они к тебе поступают. Тебе может казаться, что впереди еще недели и месяцы, но эта иллюзия значительно мешает твоей эффективности.

• оставь место для подготовки
• запланируй задачи
• наслаждайся свободным временем без чувства вины и тревожности

Начни дела прямо сейчас и ты поймешь, как приятно чувство, что все находится под контролем.