Как справляться с дедлайнами и не сходить с ума

Чем более загруженными становятся наши дни, тем тяжелее удержать контроль за происходящим. Культура обязывает нас быть эффективными, успевать несколько дел одновременно, но не забывать заботиться о себе — хотя часов в сутках по-прежнему 24. Мы собрали несколько ключевых советов для тех, кто постоянно не укладывается в сроки.

1. Записывай

Основной шаг, который нужно сделать, чтобы организовать свою работу — запланировать все важные моменты дня. Тебе следует понимать все детали, которые могут произойти за день — и это слишком сложно удержать в голове.

Ты можешь пытаться записывать дела на стикере или в заметках смартфона, но лучший способ удержать все под контролем — отмечать это в едином планировщике для всех проектов.

  • приобрети удобный планировщик
  • всегда бери его с собой, на работу, домой, на встречи с друзьями
  • запиши все, что тебе необходимо сделать
  • укажи конкретные сроки

2. Подготовь пространство

Организация проектов подразумевает не только то, что ты будешь делать, но и то, насколько ты к ним подготовишься. Подумай, что тебе может понадобится для задач на своей основной работе:

  • материалы
  • знания
  • ресурсы
  • пространство
  • человеческие ресурсы в виде подчиненных сотрудников или коллег

Прежде, чем приступать к выполнению задач, убедись, что у тебя есть все необходимое, и не надейся на то, что недостающее появится в процессе. Без ключевых ресурсов ты не уложишься в нужные сроки, так что не пропускай этап подготовки.

3. Дели на части

Не все задачи можно структурировать и разделить на отдельные части, но для некоторых комплексных задач этот этап может быть самым важным. Убедись в том, что ты знаешь что делаешь:

  • разбей проект на мелкие фазы
  • оцени время, которое потребуется на выполнение
  • раздели крупные фазы на еще более мелкие

Ты можешь использовать графики или майнд-карты, так что не ограничивай себя в том, как ты отражаешь информацию на бумаге.

4. Оценивай время

Для любой задачи необходимо понимание, сколько времени понадобится на его завершение. В случае с новыми заданиями это может быть особенно сложно, ведь ранее ты не их не выполняла, но, возможно, у тебя есть примерный опыт в смежной области.

  • оцени, сколько времени тебе нужно для выполнения, основываясь на предыдущем опыте
  • в случае необходимости обратись к коллегам, которые делали подобные задачи
  • добавь немного времени про запас на случай экстренных ситуаций
  • оставь один на неделе на незапланированные обстоятельства

Как только ты поймешь, сколько тебе нужно для завершения проекта, укажи это в планировщике и обязательно придерживайся этих сроков.

5. Оставь место для экстренной ситуации

Помни о том, что тебе нужно быть готовой к неожиданностям. Ты никогда не знаешь, что произойдет в день сдачи проекта. Ты можешь заболеть, подвернуть ногу, в офисе могут отключить свет, а ноутбук с презентацией может начать обновляться прямо во время собрания.

  • подумай, кому ты можешь делегировать свой проект
  • сохрани информацию в облачном сервисе, чтобы иметь к ней доступ
  • не забывай про заботу о себе
  • делай временные допуски в своем расписании на чрезвычайные ситуации

6. Убери все, что отвлекает

Кому-то может просто не хватать времени в сутках, а кто-то постоянно теряет концентрацию из-за регулярных переключений и мультитаскинга. Если ты относишься ко второй группе людей, выработай новые привычки в отношении работы.

  • выключи уведомления на телефоне
  • выключи интернет и Wi-Fi
  • попроси своего партнера, друзей и близких не беспокоить тебя
  • поешь, прежде чем начать работу
  • подготовь здоровые перекусы

Чем более идеальные условия для концентрации ты создаешь, тем быстрее пойдет работа.

7. Приступай сейчас

Лучший совет, который позволит тебе успеть в сроки, — начни заниматься делами, сразу как они к тебе поступают. Тебе может казаться, что впереди еще недели и месяцы, но эта иллюзия значительно мешает твоей эффективности.

  • оставь место для подготовки
  • запланируй задачи
  • наслаждайся свободным временем без чувства вины и тревожности

Начни дела прямо сейчас и ты поймешь, как приятно чувство, что все находится под контролем.

А как ты обычно справляешься с дедлайнами?

Другие статьи по темам: